1. Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Jerry Fithgerald, ”Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sebuah sistem memiliki beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun karakteristik itu adalah sebagai berikut:
a. Komponen (Component)
Komponen adalah elemen-elemen atau bagian-bagian dari suatu sistem. Bagian yang lebih kecil dari sebuah elemen disebut subsistem, sedangkan bagian yang lebih besar dari sebuah elemen disebut suprasistem.
b. Batasan sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (Environtment)
Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem (Interface)
Penghubung merupakan media perantara antarsubsistem. Penghubung inilah yang memungkinkan sumber daya dapat mengalir dari sebuah subsistem ke subsistem lainnya dan berinteraksi membentuk satu kesatuan.
e. Masukan (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna ataupun sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau untuk suprasistem.
g. Pengolahan sistem (Procsess)
Suatu sistem dapat mempunyai sebuah bagian pengolah atau bahkan sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah akan megubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran dan tujuan sistem (Objective and goal)
Sebuah sistem tentu mempunyai tujuan dan sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sebuah sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.
2. Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hasil dari data yang sudah dikemas dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pemakainya. Raymond Mcleod menjelaskan bahwa, “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima informasi dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.”
Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal, yaitu akurat (accurate), tepat waktu (timely basis), dan relevan (relevance). Berikut penjelasannya:
a. Akurat
Informasi harus akurat dan tepat agar tidak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan serta informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya dan tidak boleh terlambat atau melewati batas waktu yang telah ditentukan karena informasi tersebut sudah lama atau tidak up to date sehingga tidak akan mempunyai nilai lagi.
c. Relevan
Informasi harus mempunyai relevansi dan manfaat bagi pemakainya. Karena setiap orang belum tentu mempunyai kebutuhan yang sama akan suatu informasi.
3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan orang, prosedur, data, hardware, dan software yang saling bekerja sama untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Menurut Turban, McLean, Wetherbe, “Sistem Informasi adalah sebuah system informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik”.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block) yang semua komponen tersebut saling berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. Adapun komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut:
a. Komponen masukan
Komponen masukan merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Komponen keluaran
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
d. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari system secara keseluruhan.
e. Komponen perangkat keras
Perangkat keras atau hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Hardware berfungsi sebagai tempat untuk menampung database untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
f. Komponen perangkat lunak
Perangkat lunak (software) berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung, dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
g. Komponen basis data
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer, dan menggunakan perangkat unak untuk memanipulasinya.
Data dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan menjadi berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut Database Management System (DBMS).
h. Komponen kontrol/kendali
Banyak hal yang dapat merusak merusak sistem informasi seperti, bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
